[Parte 1] GOVERNANÇA DOS PROCESSOS DE AVALIAÇÃO DO MEC

CAPÍTULO 1: UTILIZANDO A GESTÃO DE PROJETOS NA GOVERNANÇA DA PREPARAÇÃO PARA AS VISITAS

As visitas de avaliação do MEC sempre geram grande estresse para as instituições de ensino superior, o que é bastante natural, dado seu caráter de auditoria, ainda que a entidade afirme que não seria esse o objetivo. A proposta deste projeto é contribuir para facilitar a gestão da preparação para as visitas, sejam para cursos ou institucional, apresentando propostas objetivas, fundamentadas em um método que vem conseguindo resultados sempre positivos nos últimos dez anos. O modelo tem como base ferramentas já utilizadas na gestão, de forma a facilitar a compreensão e organização dos processos e permitir a agilidade de sua implementação.

O primeiro passo do modelo é propor que as visitas passem a ser encaradas como projetos, considerando a estrutura básica proposta e consagrada pelo PMI - Project Management Institute. Dessa forma é possível organizar a gestão e todas as ações de forma a atingir os resultados – que no caso das visitas são notas mais altas de acordo com a realidade e metas da instituição. Uma das principais vantagens do uso da gestão de projetos é que ela pode ser usada e ajustada para qualquer instrumento, seja de avaliação de produtos ou institucional, seja para o modelo anterior, modelo atual (que está efetivamente em vigor desde 2019), ou para novos que venham a ser lançados pelo MEC – o que deve acontecer quando o projeto de ampliar a autorregulação avançar, o que parece agora ainda mais inevitável por conta da crise causada pela Pandemia, que deve impulsionar modelos remotos de avaliação.

A seguir apresentamos um resumo da lógica da utilização da gestão de projetos para organização da preparação para as visitas.

Segundo o Guia PMBOK, produzido pelo PMI – Project Management Institute1, “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de existir.”

Um processo de avaliação, seja de curso ou institucional, pode perfeitamente então ser considerado um projeto, já que é um esforço temporário, para atingir um determinado objetivo – uma nota positiva dos avaliadores. Sendo assim a preparação pode ser estruturada seguindo os passos indicados no Guia PMBOK, para uma boa gestão de um projeto, que resumimos a seguir e detalhamos depois nos demais capítulos:

I - PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DA VISITA

(GERENCIAMENTO DO PROJETO)

Fase inicial do projeto, onde são definidos os principais processos:

Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.

É nesse momento que é definido o principal objetivo, ou seja, a nota esperada após a avaliação. Essa nota pode ser definida de duas formas: por uma decisão institucional a partir de objetivos estratégicos ou a partir de uma pré-análise da situação e das condições atuais. Para isso a instituição deve contar com bons sistemas de monitoramento e acompanhamento, para agilizar essa etapa.

Aqui também são definidos os membros da equipe que vão fazer toda a preparação para as visitas (equipe do projeto); o gerente do projeto – no caso das visitas para cursos, o mais indicado é que o coordenador do curso seja o gerente; as formas de monitoramento de todas as etapas; as partes interessadas – tanto externas como os avaliadores, como as internas que serão afetadas direta ou indiretamente a partir dos resultados das visitas. Também nesta fase são analisadas questões relativas aos fatores ambientais, a cultura e estilos da instituição e a governança do projeto (autonomia e recursos).

II – ENVOLVIMENTO DE TODAS AS ÁREAS (GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO)

Também são estabelecidas as participações e envolvimento de todas as áreas, considerando a complexidade dos indicadores relacionados à visita.

Só como exemplo da relevância desse envolvimento, um indicador relacionado a laboratório ou auditório, pode envolver pessoas das áreas acadêmica, operacional, de TI e de gestão/financeira, de forma a garantir que todos os requisitos do indicador estejam adequados para a avaliação e em muitos casos existe a necessidade de envolvimento de equipes de planejamento e inovação para garantir a comprovação de práticas exitosas e recursos tecnológicos e inovadores, elementos fundamentais para se alcançar nota 5 na grande maioria dos indicadores.

III – DEFINIR A ESTRUTURA DO PROJETO (ESCOPO DO PROJETO) -

A REUNIÃO INICIAL

Depois de reunidos todos os elementos necessários para preparação da visita é necessário que se estruture todos os processos envolvidos para otimizar recursos e aumentar a eficiência e eficácia das ações que deverão ser implementadas.

Como sugestão para agilizar esse processo, deve-se fazer uma reunião inicial com todas as áreas envolvidas, direta ou indiretamente, apresentando os elementos indicados no termo de abertura, explicando os riscos de uma nota ruim e como funciona o processo de avaliação do MEC.

Essa reunião deve acontecer no início de preparação de todas as visitas, de forma a garantir o alinhamento e a compreensão. Dessa forma se garante que todos os envolvidos estão devidamente informados e cientes de sua participação e responsabilidade nos resultados.

É importante a presença de um membro da alta direção para dar o devido peso e importância ao projeto.

IV – PRAZOS (GERENCIAMENTO DO TEMPO)

Visitas de avaliação têm prazos definidos com alguma antecedência, de acordo com os calendários gerenciados pelas áreas de regulação da instituição. Quando o trabalho é bem organizado é possível se fazer um planejamento anual com a previsão de visitas para avaliação de cursos e avaliação institucional, dessa forma podem ser otimizados muitos recursos, já que os processos de preparação podem ser utilizados em várias visitas.

Com uma previsão estruturada a equipe de projeto pode se preparar de maneira adequada, definindo os prazos de execução de cada ação, fazendo um planejamento de atividades e ações tendo como data limite o período da visita, fazendo um cronograma reverso. Nesse planejamento que pode ser feito em forma de gráfico de Gant, também é fundamental se identificar os gargalos de tempo e as atividades precedentes (aquelas que precisam ser terminadas para que outra ou outras possam se iniciar).

O planejamento do tempo pode ser realizado através de um sistema de gestão do processo de visitas como veremos no artigo/capítulo 6.

V – CUSTOS E AQUISIÇÕES

É inevitável que se façam investimentos durante a preparação de uma visita, mas é imprescindível uma boa gestão de custos de forma a otimizar os recursos disponíveis. Em muitas situações é possível melhorar uma nota sem fazer grandes investimentos. É necessário fazer uma análise criteriosa dos indicadores e seus pesos, antes do planejamento dos investimentos, já que muitas vezes a instituição não dispõe dos recursos para resolver problemas como atualização dos laboratórios, reforma de instalações sanitárias e criação de espaços de convivência, por exemplo.

Nestes casos a instituição deverá tentar compensar possíveis notas baixas nesses indicadores, com outras que podem ser altas em indicadores que exigem menores investimentos, seja pelas suas características ou por já estarem bem atendidos.

Para garantir a melhor aplicação dos recursos, é imprescindível uma análise inicial de todo o processo, para identificar a expectativa de nota atual, e os recursos disponíveis, para depois realizar orçamentos e investimentos necessários, para se alcançar a nota definida nas metas.

Um bom sistema de gestão dos processos de visitas, que abordamos no artigo/capítulo 6, permite uma visão inteira dos processos, uma gestão dos indicadores e um planejamento eficiente dos custos e aquisições.

VI – QUALIDADE

Etapa que define os padrões de qualidade dos processos. A melhor área para definir os padrões de qualidade é a regulatória, formada pelos especialistas da instituição que cuidam de todos os processos relacionados ao MEC.

A melhor forma de garantir

um padrão de qualidade que garanta bons resultados é organizar detalhadamente todos os documentos e itens relacionados às visitas.

É importante lembrar que o MEC é um Órgão regulador e no modelo atual de avaliações, exige sempre elementos comprovatórios do atendimento as exigências e cada nota é cumulativa, ou seja, só é possível alcançar uma nota mais alta, depois de cumprir plenamente todos os requisitos da nota anterior.

Para alcançar os objetivos é fundamental que tudo esteja devidamente organizado, na ordem do processo de avaliação e atendendo as solicitações da equipe de avaliadores. Nesse momento sugerimos que tudo seja estruturado em pastas, com todos os documentos relativos a cada item de cada indicador. Para facilitar o trabalho dos avaliadores, pode ser criado um roteiro com número das pastas onde podem encontrar cada documento que atende a cada item e o número do ramal de cada profissional que poderá esclarecer dúvidas durante o processo de avaliação.

É importante ter uma versão digital destas pastas, pois o MEC vem exigindo cada vez mais a antecipação de informações, antes das visitas físicas e existe ainda a previsão de uma mudança para um modelo que utiliza mais as auto-avaliações.

Instituições que já digitalizaram seu acervo terão mais facilidade nesta fase de qualidade, pois poderão vincular os documentos às pastas para atender as demandas dos avaliadores e caso tenham algum sistema de gestão de projeto, poderão relacioná-los aos planos de ação.

No artigo/capítulo 6, daremos mais detalhes sobre como desenvolver um sistema para gestão dos processos de visita.

VII – RECURSOS HUMANOS

Uma visita de avaliação exige a mobilização de um grande número de colaboradores da instituição e por isso é fundamental fazer um planejamento do gerenciamento dos recursos humanos, definir os meios de mobilização e desenvolvimento das equipes e fazer o gerenciamento de todos.

É bom lembrar que um projeto exige alteração da hierarquia funcional padrão, para atender a urgência do processo, ou seja, um profissional de um setor pode momentaneamente ficar subordinado ao gestor de outro, para atender demandas relacionadas a visita. É muito comum, por exemplo, um coordenador de curso assumir o papel de gestor de tecnologia e de operações, durante o processo relacionado a gestão da visita para seu curso.

Nos artigos/capítulos 2 e 3, trataremos com mais profundidade essa questão da gestão das equipes.

VIII – GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES

Para que tudo ocorra da melhor maneira possível ao longo do projeto, é necessária uma gestão eficiente das comunicações, garantindo que elas sejam coletadas, armazenadas, gerenciadas, controladas e distribuídas adequadamente durante todo o processo de preparação. A gestão eficiente garante que cada área fornecerá e receberá somente as informações que lhe cabem, evitando sobrecarga de dados e que os tomadores de decisão receberão todas as informações nos prazos adequados.

Instituições que tenham seu acervo digitalizado e disponham de um bom sistema de gestão do processo de visitas (que trataremos no artigo/capítulo 6), terão mais facilidade nesta fase.

IX – RISCOS ENVOLVIDOS

Toda visita de avaliação traz riscos, desde os mais críticos, como uma nota ruim no final do processo, como aqueles que surgem ao longo do projeto. Um investimento mal calculado pode beneficiar um curso e prejudicar outro, ou até trazer problemas para a instituição. Uma decisão em relação a um curso com pouca representatividade pode exigir investimentos, que depois podem prejudicar o desempenho em cursos com grande número de alunos ou de alta complexidade.

É preciso, portanto, ter uma visão ampla dos processos de visitas, dos resultados dos cursos e institucional e dos riscos de cada ação, investimento ou decisão tomada.

X – EXECUÇÃO E MONITORAMENTO

Cabe ao gestor e equipe de projeto executar todas as etapas previstas e monitorar o desenvolvimento de todas as ações. O ideal é que disponha de um dashboard, onde possa acompanhar de forma clara e simplificada o desempenho em todos os indicadores, a tempo de fazer ajustes ou cobrar resultados e agilidade das áreas envolvidas. Esse controle é fundamental também para que o gestor do projeto possa sinalizar a alta direção da instituição eventuais problemas e riscos por atrasos que estejam acontecendo.

Novamente o sistema indicado no artigo/capítulo 6, pode facilitar esse processo de execução e monitoramento.

XI – ENCERRAMENTO

Uma boa gestão de projeto não se encerra com a nota no final da visita. Ela define o resultado alcançado no final do projeto, mas deve servir de base para a preparação de novas visitas, afinal muitas ações desenvolvidas para uma avaliação são úteis para outras que vem em seguida. Por exemplo, ao desenvolver um plano de contingência para o setor de TI, durante a preparação para visita de um curso, a equipe está trazendo uma solução para todos os demais cursos e para a avaliação institucional. É fundamental então que a área de regulação organize tudo para registrar os pontos positivos – indicadores com notas altas e os que precisam ser ajustados para outros processos.

O ideal é sempre uma reunião de encerramento, com o mesmo grupo envolvido na reunião inicial, para uma avaliação detalhada de todo o processo.

É importante também a produção de um relatório final para distribuição, de forma a permitir que problemas identificados sejam solucionados para próximas visitas.

Neste primeiro artigo/capítulo vimos como estruturar os processos de preparação de forma organizada, utilizando a metodologia de gestão de projetos, que permite um gerenciamento bastante eficiente, capaz de fazer a diferença para o alcance das metas definidas pela instituição.

No artigo/capítulo 2 vamos tratar da composição do time que estará à frente dos processos relacionados às visitas de credenciamento e recredenciamento institucional.

Faremos o lançamento oficial do e-book completo no dia 21 de outubro, às 9h.

Inscreva-se!

Dr. Gilberto Alves da Silva é Consultor Educacional da Tecfy Sistemas e Partner da Multiversa Consultoria, e será palestrante no IX Encontro Nacional de CPAs & VI Encontro Nacional de PIs, datado para acontecer nos dos dias 21 a 23 de outubro

**Gilberto Alves da Silva é Doutor em Educação pela Universidade Aberta de Portugal e Mestre em Administração pelo Ibmec. Atualmente é partner da Multiversa, Agente de Divulgação do Instituto Piaget de Portugal e consultor educacional na Tecfy Business Solutions.

1. Project Management Institute. Um Guia Do Conhecimento Em Gerenciamento De Projetos (Guia PMBOK®) –Quinta Ediçáo (BRAZILIAN PORTUGUESE) (PMBOK® Guide). Project Management Institute. Edição do Kindle.